「電子取引データ保存」という言葉を聞くと、大がかりなシステム導入が必要に思えるかもしれません。実際には、費用をかけずに満たせる方法があります。
電子取引データ保存とは
取引先とメールやWebで電子的にやり取りした請求書・領収書などは、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが2024年1月から義務になっています。法人・個人事業主を問わず対象です。
対象になる典型例：
- Amazon・楽天などでサイト上で発行される領収書・利用明細
- クレジットカードの利用明細をWeb上で確認・ダウンロードしたもの
- 取引先からメールでPDF添付された請求書・領収書
- クラウドサービスの利用料の請求書（メール／Web発行のみで紙は届かない）
逆に、お店で受け取った紙のレシートは対象外です。電子化するかどうかは任意で、紙のまま保存して問題ありません。
「改ざん防止」は4通りの方法から選べる
電子取引データ保存には、改ざん防止のための措置が必要です。国税庁が認めている方法は次の4つです。
- 送信側でタイムスタンプが付されたデータを受け取る（相手側の対応次第で、自分では制御できません）
- 受領後すぐに自分でタイムスタンプを付与する（有料サービスの契約が必要）
- 訂正削除履歴が残る、または訂正削除できないシステムで保存する（専用システムの導入が必要）
- 「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定め、その規程どおりに運用する
マイクロ法人・個人事業主にとって現実的なのは、圧倒的に4番目です。特別なシステムも費用も不要で、ルールを決めて守るだけで要件を満たせます。
事務処理規程方式の具体的なやり方
- 国税庁サイトで公開されている事務処理規程のひな形（法人用・個人事業者用）を入手し、自社・自分用に整える
- 「電子取引データは原則として訂正・削除しない」「やむを得ず訂正・削除する場合は、日付・理由・担当者を記録する」といった内容を規程として定める
- 受け取ったPDFなどのファイルを、フォルダに保存する（Google Driveやローカルフォルダで十分）
- 検索できるように、ファイル名を「日付_金額_取引先」のような形式に統一しておく
あとは、この規程どおりに運用を続けるだけです。特別なソフトを契約する必要はありません。
会計ノートアプリとの関係
会計ノートは、仕訳帳・総勘定元帳という「帳簿」側の要件（優良な電子帳簿）に対応するツールです。今回の電子取引データ保存は、請求書・領収書などの「証憑」側の話で、対象が異なります。証憑ファイルの保存自体は、このアプリの範囲外として、事務処理規程＋フォルダ管理でのご自身での運用をおすすめします。